现代数字化办公理念倡导并关注灵活办公、工作与生活平衡、多样性与包容性、持续学习与发展以及创新与敏捷等方面，以适应不断变化的市场环境和员工需求。
这一系列的理念，其本质上在于让整个组织和每个员工，能够从具体的事务中解放出来，将更多的“核心精力”投放到关键作业中。
这就要求组织借助包括AIGC在内的数字化技术，推动其办公能力的进化、实现组织办公能效提升的基础上，让现代数字化办公理念能够最大限度得到实践。
所以现实中可见的是，微软、金山办公等在内的各路科技巨头优先在办公领域布局生成式AI的能力与具体服务。
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01 理解员工“要”什么
解放生产力的第一步：赋能创新与更进一步的自动化。
灵活办公主张打破传统的固定办公模式，面向组织及员工提供更多的工作时间、地点和方式的选择。
平衡工作与生活，强调在工作和生活之间找到平衡，关注员工的身心健康，企业需要为员工提供合理的工作负荷、弹性的工作节奏，以提高员工的幸福感。
生成式AI在整个办公作业过程中，能够更准确地理解员工需求并为其提供定制化服务。
- 自动化流程管理：通过AIGC，企业可以实现办公协同过程中的自动化流程管理。如在流程规范设计、流程路径设计和流程优化方面，AIGC技术可以自动生成建议，帮助企业提高流程设计效率，优化办公协同过程。这使得企业能够更专注于核心业务，减少人力资源在繁琐工作上的投入。此外，自动化流程管理也有助于降低人为错误，减少风险。
- 创新能力提升：AIGC为企业提供了大量的创新工具和资源，如在公文管理方面，AIGC可以自动生成公文草案，帮助企业提高公文起草质量，节省起草时间。这种创新能力的提升使得企业有机会提升竞争力，拓展业务领域。
- 跨部门协同：AIGC可以促进企业内部不同部门之间的沟通与协作。通过AIGC，企业可以实现信息的快速共享、协同工作的高效进行以及问题的及时解决。例如，在信息管理方面，AIGC技术可以自动生成信息归类方案，提高信息管理效率，方便后续检索。这有助于企业内部资源的更好利用，实现业务流程的优化，提高整体的办公协同效率。
- 降低门槛：AIGC应用降低了企业对专业知识和技能的需求。以审批流程管理为例，企业通常需要依赖有组织能力和业务理解的人才设计和维护复杂的审批流程。在引入AIGC后，企业可以利用AIGC自动设计和优化审批流程，根据企业政策和实际业务需求生成流程规范建议，减轻了对专业审批流程管理人员的依赖。
02 为员工配备有脑子的“AI助理”
解放生产力的第二步：让生成式AI，成为能够帮助员工拥有持续学习能力、创新能力的基石。
企业应该为员工提供持续学习和发展的机会，帮助他们提升技能和知识，实现职业成长；
并且在快速变化的市场环境中，企业也需要保持创新和敏捷，以应对不断变化的客户需求和竞争态势。
基于企业过往的经验与数据沉淀，AIGC可以提供更高效的作业帮助和决策支持，实现更高维度的“人机协同”。
- 流程管理：
应用方式：在一个新项目启动时，AIGC可以根据项目需求和历史经验自动生成流程规范建议，包括各阶段的任务分配、时间节点等。
体现效果：通过AIGC的自动化流程规划，项目经理能够更快地制定合适的项目计划，减少了规划阶段的时间消耗，提高了整个团队的工作效率。
- 公文管理：
应用方式：当企业需要起草一份重要的报告时，AIGC可以根据提供的关键信息自动生成报告草案，包括报告结构、内容要点等。
体现效果：借助AIGC生成的报告草案，员工可以节省大量的起草时间，同时确保报告内容的完整性和准确性。
- 信息管理：
应用方式：企业收到大量关于市场调查的原始数据，AIGC可以根据数据特点自动生成信息归类方案，将数据分门别类地存储在数据库中。
体现效果：通过AIGC的信息归类方案，企业可以更加高效地管理和检索数据，提高数据利用率，为后续的决策提供有力支持。
- 团队协作与沟通：
应用方式：在一个跨部门项目中，AIGC可以根据项目需求和成员能力分析，自动为团队成员分配任务和协作方式。
体现效果：AIGC的任务分配和协作建议可以提高团队的协同效率，确保项目的顺利进行，避免因为沟通不畅或任务分配不合理导致的延误。
- 智能助手：
应用方式：AIGC可以根据用户的需求和习惯，自动生成个性化的工作计划、提醒事项，以及帮助用户快速检索知识库、解答问题等。
体现效果：作为智能助手，AIGC能够帮助用户提高工作效率，减轻工作压力，同时保持个性化的服务体验。
03 AI：懂工作，更懂你
解放生产力的第三步：AI还需要更懂“人情世故”
现代数字化办公强调尊重和接纳不同背景、性别、年龄和文化的员工，提倡多样性和包容性的企业文化。
这有助于激发员工的创造力和创新精神，提高企业的竞争力。
现有的AIGC与办公的结合已经不乏诸多行之有效的创新实践，但是AI要成为真正意义上的办公一员，还需要多懂一些“人情世故”。
- 理解模糊的指令：虽然AIGC可以理解和执行许多办公协同任务，但在人机交互方面仍有不足。AIGC可能无法准确理解用户的某些模糊、含糊或带有双关意味的指令，尤其是在涉及不同背景的员工条件下，这种理解的准确性会受到更多的现实挑战，可能难以理解某些特定人群的语境和情感，产生沟通不畅。这将可能导致执行结果与用户预期不符，甚至影响整个组织内提倡的多样性和包容性企业文化。
- 处理复杂的问题：尽管AIGC在处理一般性的办公协同任务方面表现出色，但在面对复杂问题时，其处理能力可能受到限制。如对涉及多个部门、跨领域知识或复杂业务逻辑的问题，AIGC可能难以给出满足实际需求的解决方案。在这种情况下，企业可能仍需依赖人工专家进行决策和处理。
- 更有人情味的助手：目前的AIGC主要关注于提高办公协同的效率，但在关注员工的个人需求和体验方面仍有不足。如AIGC可能难以为员工提供应对工作压力的建议或者在人际关系方面提供支持。
04 谁面临着和AI抢饭吃？
办公作为高契合度的AIGC应用场景，服务商竞争格局可能面临重塑。
- 技术竞争加剧：AIGC的引入将加速办公协同行业的技术革新。服务商需要不断优化和升级自己的技术，提高服务质量。间接推动整个行业为客户提供更加有价值的产品和服务。
- 市场集中度提高：随着AIGC应用，服务商之间的差距可能会进一步拉大。领先企业通过技术优势、服务质量和市场口碑逐渐扩大市场份额，导致市场集中度逐步提高，重塑行业竞争格局。
- 业务模式创新：AIGC应用将促使服务商不断尝试新的业务模式。如企业可以基于AIGC技术提供更加个性化、定制化的服务，满足客户的多样化需求。这将有助于服务商拓展新的市场空间，实现业务增长。
- 新的竞争者涌现：随着AIGC在办公协同领域的应用，可能会吸引更多新的竞争者进入市场。这些新兴企业在技术研发和市场推广方面可能具有更高的灵活性和创新性，对原有办公协同服务商形成竞争压力。
AIGC在办公场景可以带来很多非常有价值的应用，但是如何更契合行业规范、企业自身规范，让其无感进入企业办公作业层，还需要先进企业与服务商的努力与探索，这一市场仍会存在很大的空间与变数，可以预见其很快会成为“兵家必争之地”。
